A pessoa irritante em sua reunião de trabalho pode ser você

Os bots de IA participam de discussões para fazer anotações; eles também apontam que nós interrompemos e atrapalhamos a discussão

Josh Stir sabia que estava falando há muito tempo durante uma recente reunião virtual da empresa. Mas ele não esperava que um robô o chamasse a atenção para isso. 

Stir estava fazendo uma apresentação em seu escritório em Fort Wayne, Indiana, sobre um novo recurso de software que permitiria que seus colegas automatizassem tarefas tediosas, como copiar e colar dados. 

Então, uma notificação apareceu em seu laptop informando que ele havia falado sem parar por 30 minutos sem deixar ninguém dizer uma palavra. 

“Era como um monólogo!”, diz Stir, 46 anos, que trabalha em uma empresa de serviços fiscais como gerente sênior de desenvolvimento de software. “E eu pensei, sim, é isso que estou aqui para fazer.” 

Trabalhadores de todo o mundo estão adotando a inteligência artificial para simplificar tarefas que vão desde a redação de e-mails até o desenvolvimento de produtos. Agora, as empresas começaram a usar a IA para eliminar outra ineficiência do local de trabalho: as reuniões. 

Nos EUA, alguns funcionários estão usando ferramentas que registram, analisam e resumem o que foi dito, o que lhes permite pular completamente as reuniões e dar uma olhada nos destaques.

A IA também atua como uma espécie de “Miss Manners” (antiga colunista americana) virtual, lembrando as pessoas de compartilhar o microfone e de modular o ritmo da fala, além de aconselhá-las a evitar erros verbais.

No caso de Stir, o robô que o acompanha sugeriu que ele aumentasse e diminuísse o tom de voz para soar menos monótono, algo que, segundo ele, não é uma tarefa fácil, considerando o material técnico que ele aborda.

Joseph Zalkin, 65 anos, funcionário aposentado de serviços médicos de emergência em Raleigh, Carolina do Norte, diz que a ideia de gravar e analisar reuniões é o “Big Brother personificado” – e extremamente útil. 

Zalkin faz parte de vários comitês associados a uma fundação e a uma universidade local e, nos dias em que está com a agenda cheia, ele envia um anotador com tecnologia de IA para ouvir silenciosamente, transcrever e recapitular o que foi dito. 

Os relatórios de acompanhamento chegam à sua caixa de entrada de 20 minutos a duas horas depois. 

Para a diversão de Zalkin, as ferramentas também oferecem resumos pontuais de conversas fúteis que um anotador humano poderia ignorar, incluindo uma discussão recente sobre um posto avançado do Buc-ee’s, o posto de gasolina e loja de conveniência com um grupo de seguidores, que abriu nas proximidades.

Os relatórios que Zalkin recebe sobre as reuniões das quais participa também registram se ele chegou no horário e o número de vezes que interrompeu as pessoas. 

Em uma recente reunião de família sobre investimentos, a resposta foi 14 vezes – a maioria para intervir sobre seu irmão, diz Zalkin. “Tenho certeza de que era importante para dar andamento às coisas”, diz ele. 

Seu irmão Andrew, 69 anos, diz que não se importava. “Todos nós parecemos falar muito”, diz ele sobre a família, acrescentando que ele também é propenso a interromper.  

Os anfitriões de reuniões virtuais geralmente precisam clicar em “aceitar” para permitir a entrada do assistente de IA e, com a maioria das ferramentas, exibirão uma notificação para os participantes indicando que a reunião está sendo gravada. Ainda assim, alguns usuários dizem que abandonaram essa tecnologia por achá-la muito assustadora. 

“É como estar conversando com alguém em uma cafeteria, olhar pela janela e ver apenas um par de olhos olhando para você”, diz Zack Schwartz, 33 anos, fundador de uma empresa de design sediada em Chicago, que parou de usar a IA em reuniões nesta primavera.

“Há uma estranha dinâmica de poder”, diz Jessica Malnik, uma profissional de marketing na faixa dos 30 anos. Ultimamente, ao participar de webinars em sua área, diz Malnik, ela tem notado muito mais anotadores de IA aparecendo. 

Cada um deles ocupa um quadrado sem rosto e escuro do Brady Bunch, o que, segundo ela, pode criar uma sensação estranha em uma sala virtual. E, embora os usuários dessas ferramentas geralmente os nomeiem de acordo – “Notetaker de Fulano de Tal”, por exemplo – às vezes eles dão nomes mais humanos que camuflam sua presença, diz ela. 

Em um evento recente, ela viu um participante chegar bem na hora e permanecer sem dizer uma palavra, mesmo quando os outros estavam conversando e se cumprimentando. Ela se lembra de ter pensado: “Isso é obviamente um bot”.

As ferramentas já se espalharam o suficiente para que alguns funcionários digam que chegam regularmente a reuniões e descobrem que os únicos presentes são os anotadores de IA programados para fazer o login assim que as sessões começam – com todos os seus acompanhantes humanos correndo atrás.

Eu pensei: “Isso é super distópico”, diz Colin Dougherty, 28 anos, diretor de marketing da empresa de tecnologia Zenlytic, que recentemente se viu em uma dessas situações. “Fiquei ali esperando, sem jeito.”

Se as reuniões forem constantemente gravadas, ele observa, isso poderá prejudicar a capacidade de fazer brainstorming livremente.  

Brian Klochkoff, vice-presidente executivo da agência de publicidade Dentsu, diz que as ferramentas de reunião com tecnologia de IA são vitais para seu trabalho. 

Ele usa o Microsoft Teams, que oferece legendas em tempo real em diferentes idiomas durante as reuniões virtuais. Klochkoff o utiliza para se comunicar com colegas no Japão, eliminando a necessidade de um tradutor. 

A ferramenta também começou recentemente a incorporar recursos de IA que permitem que os participantes da reunião que chegam atrasados solicitem resumos do que ocorreu até o momento e analisem o tipo de humor dos diferentes participantes. 

Durante uma entrevista recente com Klochkoff, essa ferramenta classificou com precisão esse repórter do The Wall Street Journal como estando em um “estado de espírito curioso e interessado”, embora uma solicitação de recapitulação no meio da reunião tenha gerado imprecisões, inclusive informando que a reunião já havia terminado. 

A Microsoft disse que estava adotando uma abordagem de “aprender tudo”, testando a ferramenta com os clientes e usando esse feedback para aprimorar seus modelos.

Tudo é um trabalho em andamento, diz Matt Dworkin, diretor de sucesso do cliente de uma empresa de verificação de antecedentes em São Petersburgo, Flórida. 

Depois de usar recentemente a IA para analisar seu estilo de falar, ele ficou impressionado ao ver a frequência com que apimentava as chamadas com a palavra “absolutamente”, que durante uma reunião de meia hora ele usou oito vezes. Trata-se de um tique verbal que ele tentou eliminar durante anos – sem sucesso.

Dworkin criou uma lista de substitutos que ele poderia usar com os clientes e que, com o monitoramento da IA, ele diz que tem conseguido manter. 

“Tento misturar diferentes afirmações, como ‘Com certeza’, ‘Sim, podemos fazer isso’ ou ‘100%'”, diz ele. “Não quero parecer muito robótico.”

(Com The Wall Street Journal; Título original: The Annoying Person in Your Work Meeting Might Just Be You)